Evolução dos Sistemas Americanos de Arquivamento

ORIGENS

Comissão Taft


O sistema de arquivamento em uso no período colonial americano era o sistema de registro. Foi adotado, também, nas repartições públicas após a instauração do Governo Federal. Foi utilizado até que a Comissão Taft sobre Economia e Eficiência fez suas recomendações em 1912.

Características

Eis as características do sistema recomendado pela Taft Comission:

• segundo o sistema, conservavam-se duas séries principais de documentos: uma série com os documentos originais recebidos e outra com todas as cópias dos documentos expedidos;
• usavam-se registradores para as séries recebidas e expedidas freqüentemente;
• fazia-se, também, o uso de livros-índices.


Sistemas originários da Guerra Civil

A multiplicação dos documentos públicos foi o fator básico para o desenvolvimento de novos sistemas de arquivamento.

Os arquivos Woodruff

Os arquivos Woodruff foram inventados em 1868 com o fim servirem à contagem de pacotes de documentos dobrados.


O Sistema Ainsworth

Histórico

O sistema Ainsworth de "fichas-índices de registro" foi projetado para facilitar a consulta aos documentos dos pensionistas da Guerra Civil. Foi introduzido por Fred C. Ainsworth na Divisão de Pensões e Registros do Surgeon General's Office, em dezembro de 1886, contribuindo para a melhoria da eficiência no andamento dos pedidos de revisão de pensões, tendo sido recomendado pelo Comitê sobre Métodos Administrativos no Departamento Executivo e instalado no Adjudant General's Office em 1889.

Características

O sistema implicava o registro em fichas das informações sobre o serviço militar de cada soldado, conforme os documentos militares e médicos de natureza vária. As fichas de cada soldado eram colocadas em invólucros de papel, dispostos alfabeticamente pelos sobrenomes dos soldados dentro das unidades do exército, e as unidades dentro dos Estados. Utilizavam arquivos Woodruff para facilitar o manuseio e a localização dos invólucros. O sistema dividia a documentação em unidades organizadas de arquivamento. Os arquivos Woodruff davam o aspecto ordenado ao arranjo.


O Sistema Ainsworth para correspondência

Histórico


O sistema Ainsworth para correspondência foi elaborado para organizar a documentação da Secretaria da Guerra, por ordem do Departamento de Guerra em 15 de maio de 1894 e pela Ordem Geral do Departamento de Guerra nº 92 de 5 de maio de 1909. Foi substituído por um sistema decimal em 1914. Também foi proposto para o Departamento de Estado pelo chefe do Bureau de Índices e Arquivos, onde foi utilizado de 15 de agosto de 1906 até agosto de 1910, sendo substituído por um sistema decimal de classificação.

Características

Este sistema pressupunha a manutenção de três arquivos a saber:
• um arquivo de documentos, constando dos documentos recebidos e das cópias dos expedidos, organizados em pacotes dobrados, com resumos e numerados;
• um arquivo das fichas dos documentos ordenadas numericamente e contendo os resumos dos documentos recebidos e os resumos ou as cópias dos documentos expedidos;
• um arquivo índice em fichas, compreendendo as fichas com os nomes dos autores dos documentos recebidos e fichas remissivas a outros nomes ou assuntos mencionados.


Library Bureau

O Library Bureau foi organizado por Melvil Dewey em 1876. Dewey, na década de 1890, interessou-se pelo desenvolvimento do material de escritório e pelos métodos administrativos e desenvolveu um sistema vertical para arquivamento da correspondência (1892). Novos duplicadores foram introduzidos no Governo Federal, como a máquina de escrever (1874), substituindo, depois, a prensa mecânica(1905).

Sistemas Modernos

A Classificação Decimal de Dewey

Histórico


08.05.1873: Como estudante "júnior" do Amherst College, apresentou uma memória ao Library Commitee, propondo um sistema decimal de classificação para o material de biblioteca.
1876: Dewey publica o seu Decimal Classification and Relative Index, que se tornou amplamente conhecido através do Library Bureau, organizado por ele neste mesmo ano.
1898: O sistema foi aplicado pela primeira vez aos documentos - Baltimore and Ohio Railroad.
1902: Railroad Correspondence - publicado por W. H. Williams, quando funcionário da estrada de ferro Delaware and Hudson.
20.08.1907: Bureau of Indian Affairs - representa o primeiro órgão do Governo Federal a implantar o sitema de Dewey.
1909: Adoção do sistema pela New England and Telegraph Company.
1910: Departamento de Estado - segundo órgão do Governo Federal a implantar o sistema.
1911: Bureau of Mines - terceiro órgão federal a adotar a classificação de Dewey.
1912: Com a Taft Comission on Economy and Efficiency, o sistema passou a ser adotado pela grande maioria dos órgãos do governo, passando a ser de uso francamente geral.

B. Características: Dewey propôs a classificação de todo o conhecimento humano em dez classes principais, cada uma com dez subclasses, subdivididas em mais dez divisões cada. Desta forma, o conhecimento ficou assim classificado:

000 Obras Gerais
100 Filosofia
200 Religião
300 Ciências Sociais
400 Teologia
500 Ciências Puras
600 Ciências Aplicadas
700 Belas-Artes
800 Literatura
900 História
Assim, em se tratando de sistemas documentais, surgiram:

Correspondência telefônica (1909) War Department (1914)

000 Geral 000 Geral
100 Administração Executiva 100 Finanças e Contabilidade
200 Finanças e Contabilidade 200 Pessoal
300 Construção 300 Administração
400 Equipamento 400 Materiais, Serviços e Equipamento
500 Operações 500 Transporte
600 Taxas 600 Edifícios e Terrenos etc.
700 Medicina, Higiene e Saneamento
800 Rios, portos e cursos de água naveg.


As subdivisões de uma classe em subclasses poderia obedecer o seguinte critério:

400 MINERAÇÃO
410 ENGENHARIA DE MINAS
411 Trabalho das minas
411.1 minas de metal
411.11 minas de ouro
411.111 lavagem dos minérios
411.111.1 fossos e canais


Sistemas numéricos:


A. Arquivos de correspondência:

Pastas numeradas de forma consecutiva - conteúdo pelo índice de nomes ou - ocasionalmente - de assuntos.

B. Arquivos de casos:

Pastas numeradas contendo índices por nome, assunto ou atos legais reguladores e de investigação.

C. Arquivos de assuntos:

Números atribuídos a diversos cabeçalhos de assuntos, conforme a ordem em que eram selecionados, sem consideração da ordem alfabética.

Exemplo:

1. Educação
2. Comunicações
3. Contas
4. Pessoal
5. Material
6. Organização, etc.


Sistema Numérico-Dupléx:

A. Histórico

Com o crescimento quantitativo dos documentos e da variedade dos assuntos, passou-se a subdividir os assuntos principais, criando cabeçalhos subordinados a outros de valor mais amplo. Foi adotado em 1914 pelo Departamento de Justiça por ter sua criação vinculada à necessidade de melhorar o trato documental em repartições que acumulavam muitos documentos.

B. Características:

Os assuntos principais recebem um número na ordem em que são selecionados e arranjados. Números apensos são atribuídos às subclasses.

Exemplo: Comunicações

Correio
Franquia


Sistemas Alfabéticos:


A. As "fichas-índices de registro" de Ainsworth:


Foi o primeiro sistema alfabético usado em larga escala. Nele, as fichas eram ordenadas em ordem alfabética pelos sobrenomes dos soldados.

B. Arquivos de assuntos:

Os assuntos são dispostos em ordem alfabética, sem qualquer consideração às relações existentes entre eles. Porém, podem ser divididos, caso haja a necessidade, conforme abaixo:

Comunicações
Comunicações - Correio
Comunicações - Correio - Franquia


Sistema Numérico de Assunto:

A. Histórico:


1906: o sistema alfabético simples de assunto é implantado na Secretaria de Agricultura.
1907: o mesmo sistema passa a ser utilizado na Secretaria do Interior.


Com a Primeira Guerra Mundial, vários assuntos ganharam um número maior de divisões e subdivisões, o que gerou uma necessidade de se melhorar a forma de recuperação da informação, gerando um sistema alfabético com divisões e subdivisões numéricas.

B. Características:

No Manual for Records Management estabeleceram-se 52 classes principais de assuntos para a Secretaria de Agricultura, repartindo-se em 206 subdivisões. Algumas dessas classes principais são:

Associações
Autorizações
Comissões
Comunicações
Contabilidade
Empenhos
Reclamações

Algumas subdivisões: COMUNICAÇÕES
1 Correio
1 - 1 franquia
2 Correspondência
3 Telecomunicações


Outros Sistemas:

A. Sistema Alfanumérico:


Usam-se letras do alfabeto para designar os cabeçalhos principais e a letra correspondente a este cabeçalho combinada com a numeração do sistema numérico dupléx para as subdivisões.

Exemplo;

A ADMINISTRAÇÃO
A1 COMUNICAÇÕES
A1-1 Telégrafo - Taxas Telegráficas - Preços
A1-2 Correio


B. Sistema Mnemônico:

Utiliza uma combinação de letras que remete à memória do assunto, conforme o exemplo abaixo:

A ADMINISTRAÇÃO
Ae Administração de edifícios e terrenos
Ag Administração geral
Agl Administração geral, legislativa
Ap Administração do pessoal


C. Sistema Orgânico:

Utiliza símbolos derivados das unidades organizacionais para relacionar os cabeçalhos de assunto.

Exemplo:

E ELECTRICAL DIVISION (Divisão de eletricidade)
ER Resistance Measurements Section (Seção de Medidas de Resistência)
EE Electrical Instruments Section ( Seção de Instrumentos Elétricos)


CONCLUSÃO

Ao estudarmos a evolução arquivística dos Estados Unidos da América, podemos observar alguns pontos muitos importantes: a influência anglo-francesa no início desta evolução, a criatividade americana no que se refere aos sistemas de classificação e a importância desta evolução no mundo, constituindo, de certa forma, um elo de ligação entre o passado europeu e a maior de todas as evoluções, o Canadá. Melvin Dewey, já no século passado, mostrou toda a sua inspiração ao organizar o Bureau Library, através de seu Sistema Decimal de Classificação. Ainsworth também teve muita engenhosidade, antes de Dewey, ao organizar suas fichas-registro. Há outros nomes, mas o mais importante é observar que, através da influência do passado arquivístico europeu, os EUA desenvolveram um padrão excelente de organização e gestão documental.

Através da criatividade de seus documentalistas, os americanos desenvolveram uma grande diversidade de sistemas classificatórios e, apesar de terem histórias paralelas - mesmo com um certo atraso canadense em relação aos americanos - , os Estados Unidos foram um dos principais sustentáculos teóricos do padrão canadense de arquivamento.

Assim, observamos grande qualidade no estudo realizado sobre a arquivística norte-americana, lembrando que, por sermos seres humanos, muitas outras formas de evolução ainda serão produzidas por toda a humanidade, inclusive pela parcela desta representada por nós - cientistas da informação e documentalistas.