Gestão da Informação: Uma Questão de Qualidade

Muito se ouve falar, nos tempos atuais, em qualidade - qualidade de vida, produtos de qualidade, etc. -, mas pouco foi dito sobre a estreita ligação que há entre qualidade e informação. \"A gestão de qualidade prevê o aporte do conhecimento necessário para a empresa poder ofertar produtos de acordo com os requisitos do mercado. Esse conhecimento é adquirido por meio da informação que, como insumo principal da empresa, é utilizada para capacitar as pessoas e estabelecer um sistema organizacional que as orienta e instrua sobre como executar suas atividade.\" (MOURA, 1995)

O pensamento acima, descrito por Moura (1995), reflete bem essa interligação entre qualidade e informação, numa relação de dependência direta. Foi dito anteriormente que a informação agrega valor durante o seu fluxo pelos diversos setores da organização. A informação, para possuir valor agregado que gere qualidade e posterior lucro, deve obedecer aos critérios pré-estabelecidos por MORESI (2000), TARAPANOFF, ARAÚJO JÚNIOR & CORMIER (2000) e estar de acordo com DRUCKER (\"O gerente eficaz\", 1981 e sua entrevista à Revista Exame, 2000) e CIANCONI (1981).

Moura complementa dizendo que: \"A informação como insumo básico das empresas está presente em todas as suas atividades, desde o conhecimento do mercado e definição dos produtos, até a produção dos mesmos, passando pelo sistema de suprimentos e vendas. Não se trata de ter o processamento de dados mediante o uso de computadores, e sim de prover o conhecimento e orientações necessários a cada posto de trabalho, a cada processo, a cada função da empresa, no momento certo e na precisão requerida.\" (MOURA, 1995)

O óbvio da gestão da informação na busca da qualidade total gera a questão abordada por MOURA (1995, p.7) ao tratar da gestão da qualidade, que se define no sistema de qualidade. \"O sistema de qualidade deve ser estruturado de acordo com a realidade de cada empresa, porém podem ser identificados pontos comuns, definidos pelas normas NBR ISO série 9000, especialmente no que tange às informações necessárias para garantir a qualidade dos produtos, sendo exatamente esse ponto que trata o presente estudo: como estabelecer um sistema de informação para o sistema de qualidade das empresas. \"Uma visão do sistema de qualidade

\"O sistema da qualidade, conforme apresentado nas normas NBR ISO série 9000, estabelece que, ao longo da cadeia de produção de uma empresa, devam ser definidos procedimentos e responsabilidades para aqueles processos e atividades que afetam a qualidade do produto, bem como que sejam mantidos registros que evidenciem que o processo foi executado conforme estabelecido na documentação. A empresa deve, portanto, estabelecer uma devida organização da documentação que contenha os procedimentos, os planos e programas, assim como registros a respeito do ocorrido ao longo da produção.\" (MOURA, 1995, p.7)

As organizações ou empresas, ao buscar a qualidade total, implementam normas, definem responsabilidades, bem como esclarecem sobre os procedimentos dos processos, os planos e os registros. Tudo isso determina a forma pela qual os documentos serão geridos.

Deve-se interrelacionar os quesitos que tornam os sistemas eficientes, tais como:  o Manual de Qualidade, com as normas internas da organização;  o Regimento Interno, com as normas internas da organização e a possibilidade de aplicação da Norma geral Internacional de Descrição Arquivística (Norma ISAD(G)), otimizando a informação arquivística e dando consistência aos registros;  os procedimentos com as ações que o complementam, suas instruções e seus respectivos registros, obedecendo a normatização do Manual de Qualidade e dando suporte para a construção da inteligência organizacional e para a melhoria do Sistema de Recuperação da Informação (SRI).

A tecnologia da informação, cada vez mais presente no dia a dia das organizações, vem exercendo forte influência nas perspectivas de desenvolvimento destas.

A informática, desde o seu surgimento como ciência, tem buscado fornecer elementos que otimizem a produção de bens e a circulação de informações de forma precisa e em tempo real. Para uma organização moderna e informatizada, existe o que se chama de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Mas o GED não elimina a necessidade de se manter um acervo de documentos em papel.

Apesar da efetividade da informática, muito ainda falta para a otimização dos serviços informatizados. Mesmo com a aprovação da assinatura eletrônica, ainda não é confiável nem praticável a informatização dos serviços de forma plena. Até mesmo quanto à produção, mesmo com toda a eficiência das máquinas, \"É ilusório imaginar que a simples utilização da tecnologia da informação no sistema produtivo irá trazer ganhos substanciais de qualidade e produtividade.

Não são raros os casos em que estratégias empresariais centradas na automação, alta tecnologia e informatização de processos produzem resultados pífios em termos de economias de custos e melhoria de desempenho organizacional. De forma geral, boa parte dos insucessos explica-se pelo fato de que as referidas estratégias foram adotadas sem alterações profundas no estilo gerencial, nas práticas organizacionais e na política de capacitação e desenvolvimento dos recursos humanos.\" (VALLE, 1996)

Outro ponto a ser considerado é que \"A vantagem competitiva de qualquer organização começa com as pessoas, sua disciplina, motivação, qualificação e participação. Assim, antes da compra de equipamentos intensivos em tecnologia avançada, deve-se investir no potencial criativo e inovador das pessoas, desenvolvendo nelas novas habilidades e integrando-as plenamente ao processo de trabalho, com treinamento e educação geral. A capacidade criativa do trabalhador é um ativo valioso, parte integral da tecnologia da empresa.\" (VALLE, 1996)

CARVALHO & KANISKI (2000, p. 37) dizem que \"É ilusório defender que a aplicação das tecnologias da informação elimina a necessidade de organização do conhecimento.\" Com o advento dos documentos eletrônicos e as diversas possibilidades oferecidas pela internet, surge um novo conceito de gestão de documentos, ainda sem forma definida e sem os parâmetros que definirão sua utilização futura, visto que há uma constante evolução de tecnologia, tanto no que concerne ao software quanto ao hardware. "Oferecer condições apropriadas para desenvolver e aperfeiçoar a capacidade de expressão e de criação do fator humano é condição básica para a inovação e competitividade empresarial. A ênfase é que a organização seja uma instituição de aprendizagem contínua, que estimule e desenvolva o talento individual e na qual o pensamento analítico e abstrato da força de trabalho seja requisito imprescindível." (VALLE, 1996)

Desta forma, todos os funcionários envolvidos em tarefas distintas ou correlatas terão capacidade de empreender soluções através das informações de que disponham. Outrossim, caberá ao arquivista, como gerente da informação, proporcionar a melhoria do fluxo informacional e a aceleração de seu sistema de recuperação.

Curso Online Completo e Atualizado: Matrículas Abertas - Inscreva-se Já

Compartilhe Esse Conteúdo Com Seus Amigos

Apostilas Mais Vendidas

Conteúdo Em Destaque

Deixe o Seu Comentário...

Acha Difícil Passar em Concursos? Conheça o Curso Onde Você Aprenderá Rapidamente a Passar em Qualquer Concurso Público Estudando Apenas 2 Horas Por Dia!