O Futuro da Documentação Digital em Debate


Encontro em Nova York mostra que gerenciamento de arquivos eletrônicos é essencial para a nova economia

Aconteceu este mês, em Nova York, a AIIM 2000 , o maior encontro mundial sobre gerenciamento da imagem, que reúne anualmente, nos Estados Unidos, as principais empresas que atuam neste segmento. O setor de imaging - como é chamado pelos íntimos - movimentou, em 1999, US$ 17,5 bilhões, segundo dados da AIIM International (Association for Information and Image Management). No Brasil, estima-se que os negócios já estejam ultrapassando a casa do bilhão de dólares: o Cenadem (Centro Nacional para o Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação ) prevê que, ao longo do próximo ano, ele crescerá quase 100% no país.

A AIIM 2000 foi, certamente, uma das mais inovadoras dos últimos anos, refletindo as mudanças que vêm ocorrendo no mercado - um dos mais dinâmicos da nova economia. O desenvolvimento da indústria da imagem vem sendo acelerado pelas tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou GED. Para que vocês tenham uma idéia da importância da coisa, o GED consiste na conversão de documentos em formato físico para o meio digital, ou seja: a substituição daquelas pastas abarrotadas de papel, suspensas dentro daqueles famosos e pesados arquivos de aço, por uns poucos CDs.

Acesso a documentos se torna mais dinâmico

Mas os benefícios do gerenciamento eletrônico não ficam apenas na economia de espaço. Numa pasta suspensa, os documentos ficam guardados (ou, como chamamos tecnicamente, indexados) por um único índice: nome, número de matrícula, código ou data, e assim por diante. No mundo digital, em contrapartida, não existem limites, uma vez que a cada documento podem ser atribuídos múltiplos índices.

O que isto significa? Significa, por exemplo, que, na hora de procurar o comprovante de pagamento de um fornecedor, que ninguém sabe direito em que mês foi feito, você, ao invés de passar horas aspirando toda aquela poeira que normalmente acondiciona os movimentos contábeis passados das empresas, simplesmente digita o nome do fornecedor e navega pela lista de pagamentos apresentada, em alguns segundos, no resultado da pesquisa. Ao selecionar o comprovante desejado, eis que o documento aparece na tela, igualzinho ao original. Aí, se for o caso, basta imprimi-lo.

O fim das filas e dos arquivos perdidos

Gostou? Ainda tem mais. Quantas pessoas conseguem fazer, ao mesmo tempo, pesquisas ou levantamentos de dados utilizando os arquivos em pastas suspensas? Pois é: apenas uma. Portanto, aguarde a sua vez - e torça para que os outros devolvam os documentos intactos, na ordem original e no local correto...

E se você já estivesse no mundo digital? Ah, nesse caso, os documentos poderiam estar na sua rede local, poderiam ser consultados por quem quer que estivesse precisando consultá-los e, é claro, nunca sairiam da ordem. O resto você imagina...

Internet, de novo, é o destaque

A Internet, como aconteceu em outras feiras recentes, foi a estrela das novas tendências do setor de imaging mostradas na AIIM 2000. O evento mostrou que a integração das tecnologias é irreversível, mesmo porque o GED tem papel de crescente importância na nova economia. Tornou-se também uma realidade a absorção da tecnologias de gerenciamento da imagem por produtos de empresas de outros setores, como as de softwares de ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos empresariais).

Segundo os especialistas, a implementação de projetos envolvendo tecnologias de documentação tem migrado de uma motivação no plano tático (economia de custos, eficiência) para o plano estratégico (aumento do valor, e satisfação do cliente). Nesta perspectiva, a AIIM 2000 consolidou a conceituação do Gerenciamento de Conhecimento (Knowledge Management - KM). Boa parte das palestras foi dedicada ao tema, que tem na estrutura de Internet/Intranet/Extranet os mecanismos para o alcance de seus objetivos, pois permite aos diversos públicos o acesso, o compartilhamento e a geração de informações. Como afirmou James Watson, presidente da Doculabs, grande empresa de consultoria da área, o importante ao discutir a tecnologia é não perder o foco no problema do negócio.

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