O Modelo Sistêmico de Organização dos Arquivos Norte-Americanos

A gestão de documentos originou-se na impossibilidade de se lidar de acordo com os moldes tradicionais, com as massas de documentos, cada vez maiores, produzidos pelas administrações. Os volumes documentais crescem numa progressão geométrica e é necessário que se estabeleçam parâmetros para sua administração. Essa perspectiva surge a partir de reformas administrativas instaladas nos EUA e no Canadá, no final da década de 40.

Nos primeiros momentos do pós-guerra, estabeleceram-se princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas diferentes etapas do ciclo documental: produção, utilização, conservação e destinação de documentos. Uma das maiores repartições públicas é a do governo federal dos EUA, que produz documentos em quantidade excessiva.

O modelo sistêmico de organização dos arquivos norte-americanos representa a primeira tentativa de ruptura da tradição arquivística européia, caracterizada pela ênfase aos arquivos permanentes ou históricos. A opção dos Estados Unidos por esse modelo deu-se no âmbito de importantes mudanças político-administrativas ocorridas naquele país depois da Segunda Guerra Mundial.

A Comissão Hoover de Reorganização do Poder Executivo (Hoover Comission on the Reorganization of the Executive Arm of the Government) fez um estudo completo da organização e funcionamento da repartições federais, criou um programa que simplificou e uniformizou os métodos contábeis e fiscais em todo o país, ficando grandemente reduzido o volume de documentos relativos a este assunto.

A instalação da Comissão Hoover, inicia um processo de profunda reforma administrativa, na área do controle, sobre a geração, armazenamento e destinação da documentação produzida pelo governo federal. Entre essas reformas estão: a transformação do National Archives establishment em National Archives and Records Services; a criação de um sistema federal de arquivos intermediários (Federal Centers e Records Centers); e a assinatura do Federal Records Management, ou seja, a gerência de documentos desde a sua produção até a sua destinação final.

O impacto causado por essas reformas na teoria arquivística se fez sentir pela conseqüente enunciação da teoria das três idades, onde os arquivos correntes e intermediários são comparados em status, ao arquivo histórico.

A lição do modelo norte-americano é significativa: centralização administrativa, descentralização regional dos depósitos federais e independência dos arquivos estaduais em relação à estrutura do governo federal. A legislação dos estados, por sua vez, é inteiramente independente da do governo federal.

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